05
Avr

Adjoint (e) de direction/Adjoint(e) administratif(ve)

MTLS Aérostructure (mtls-aerostructure.com) est une entreprise offrant des services d’ingénierie basée à Montréal, au Québec.

Nous sommes fiers de notre approche de partenariat proactif avec nos clients, pour qui nous visons à faire PLUS, MIEUX, et BIEN. Notre marché est global, avec une concentration en Amérique et en Europe.

Nous sommes présentement à la recherche d’une nouvelle adjointe de direction /adjointe administrative afin de soutenir le Directeur général et son équipe. Si vous avez envie de travailler au sein d’une entreprise dynamique, en pleine croissance, faisant face à de nouveaux défis chaque jour, cette opportunité est pour vous.

Description des tâches

Vous serez responsable de gérer toutes les formalités administratives de la direction, afin de faciliter et d’améliorer le fonctionnement de l’entreprise. Principalement, vous aurez à soutenir le Directeur général et l’équipe en effectuant des tâches variées telles que le suivi d’agenda, le suivi des budgets et des rapports comptables, le paiement des comptes, les commandes de matériel de bureau, etc. Vous serez aussi appelée à supporter la direction dans des tâches administratives, telles que le classement et les rappels.

La diversité des questions à traiter et des outils à utiliser, la nécessité de devoir s’adapter à des interlocuteurs différents (directeur, clients, fournisseurs, administrations) nécessite du tact et des capacités d’observation, d’adaptation et de discrétion.

Disponible, d'une grande discrétion, vous devrez adapter votre emploi du temps et vos horaires de travail aux impératifs de l’entreprise.

Responsabilités spécifiques

  • Appuyer le directeur dans la gestion courante d’une société en croissance;
  • Rechercher, recueillir et rassembler diverses informations-clés;
  • Lire et gérer les courriels entrant en minimisant les interventions du directeur;
  • Assurer le suivi de l’emploi du temps du directeur et tenir à jour son agenda;
  • Effectuer les réservations et suivis (déplacements, réunions, événements);
  • Effectuer les rappels, suivis et préparer les dossiers ou documents demandés;
  • Faire le suivi et/ou s’approprier la gestion de dossiers comptable, paie ou administratif;
  • Filtrer les appels téléphoniques, transmettre les messages et acheminer les appels à qui de droit;
  • Répondre directement à certaines demandes de renseignements;
  • Coordonner et faire le suivi des demandes d’informations;
  • Effectuer des notes de service, des lettres et des rapports à partir de brouillons;
  • Identifier des zones d’amélioration possible, proposer et mettre en place les solutions;
  • Aider à résoudre les situations d’urgence ou répondre aux questions urgentes;
  • Élaboration des procédures internes, y compris le maintien du classement;
  • Assurer le suivi des demandes d’obtention de visas et permis de travail;
  • Suivi des dates significatives (dates de naissance, etc.);
  • Rédiger et/ou traduire des documents du français à l’anglais et vice-versa.

Exigences 

  • Trois (3) années d’expérience pertinente;
  • Compétences avancées dans MS Office Word, PowerPoint, Excel et Outlook;
  • Excellentes aptitudes pour la communication écrite et orale, en français et en anglais;
  • Excellentes compétences interpersonnelles et sens aigu du service à la clientèle;
  • Capacité d’analyser des problèmes et de régler des questions complexes;
  • Solide capacité à traiter adéquatement de l’information confidentielle; être discret et diplomate;
  • Excellentes compétences organisationnelles;
  • Excellente capacité à gérer simultanément plusieurs tâches, échéanciers et changements de priorités;
  • Autonomie et initiative;
  • Être disponible pour effectuer des heures supplémentaires et travailler selon un horaire flexible;
  • Langues (Français, Anglais).

Salaire/Conditions

  • Poste à temps plein;
  • Salaire: à discuter.

Accès à l'égalité

Nous souscrivons au principe de l'égalité des chances en emploi et nous encourageons les personnes issues des groupes visés à présenter leur candidature.

Lieu de travail

Ville Saint-Laurent (Québec)

Comment postuler?

Cette offre est accessible à tous.

Les candidats intéressés sont invités à faire parvenir leur curriculum vitae et inclure une lettre de présentation indiquant vos disponibilités, le taux horaire souhaité et toute autre attente ou condition, à: Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.