SOMMAIRE
- Qui nous sommes, ce que nous faisons et le lien que cela a avec des renseignements personnels
- Généralement, au sujet des Renseignements en notre possession
- Les fins auxquelles nous pouvons collecter ou manipuler les renseignements de participants
- Comment nous obtenons le consentement des participants
- Comment nous effectuons la collecte de renseignements et comment on nous achemine parfois certains autres renseignements personnels quant à nos participants
- Les types de Renseignements dont nous effectuons la collecte et les moyens pour y arriver
- Les renseignements que nous colligeons quant aux participants et visiteurs de notre site web ou de nos pages de réseaux sociaux
- La manière dont nous pouvons partager ou communiquer vos renseignements à des tiers
- Comment la CITIM conserve et protège vos renseignements en sa possession
- Quand et comment nous détruisons ou supprimons vos renseignements
- Comment vous pouvez contrôler ce que nous pouvons faire de vos renseignements
- Modification de notre Politique au fil du temps
- Comment nous joindre pour parler de nos pratiques quant à vos renseignements
La CITIM vise à offrir une gamme de services destinés à des individus conformément à sa mission de faciliter les choses pour les individus désireux d’immigrer et/ou de s’intégrer au Canada et au Québec en particulier. Notre but est de faciliter l’intégration socioprofessionnelle des personnes immigrantes et des réfugiés acceptés au Canada, en aplanissant certains des obstacles relatifs à l’installation, à l’éducation, à l’emploi et aux formalités gouvernementales qui, autrement, peuvent nuire à la transition ou à une saine intégration des immigrants dans la société canadienne. Nos services se déclinent en deux volets principaux : ce qui aide les participants dans leurs démarches et le processus d’installation au Canada et au Québec, d’une part, et ce qui vise à aider les participants à trouver un emploi au Canada.
Comme tels, les « participants » auxquels on fait référence dans cette Politique comprennent les individus qui ont accepté de s’inscrire auprès de nous afin de bénéficier de notre aide, qui peuvent comprendre autant des individus auxquels la CITIM rend des services liés à l’installation (éventuelle ou en cours) au Québec que, à titre d’exemple, des individus se cherchant un emploi au Québec.
Dans le cours normal des choses, vu le rôle que la CITIM s’est assigné, il s’avère nécessaire pour notre organisme d’obtenir, puis d’utiliser et de communiquer à l’occasion (à certains tiers), des renseignements personnels que lui fournissent les participants. Il est en effet impossible pour nous de remplir notre mission au bénéfice des participants qui s’adressent à nous sans avoir accès à de tels renseignements. À titre informatif à ce sujet, nous entendons par « renseignement personnel », tel qu’utilisé dans le texte de cette Politique et conformément à la définition énoncée dans la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (la « Loi »), tout renseignement concernant un individu qu’on peut identifier directement ou indirectement, et ce, peu importe le format ou le sujet.
Dans notre cas, ces renseignements personnels peuvent notamment comprendre de l’information quant à l’identité de l’individu, ses coordonnées et tous autres types de données liées à un individu et à son parcours ou à son profil culturel, ethnique, linguistique, à son historique d’immigration ou d’emploi, etc. Nous ne colligeons et ne manipulons ainsi que des renseignements que les individus visés ont choisi de nous fournir afin de permettre notre prestation de services et alors, uniquement dans le but de mettre ou de tenir à jour notre dossier ou de rendre les services requis à notre clientèle (auxquels nous faisons référence, dans ce qui suit, comme aux participants à nos programmes et nos activités).
Toute notre collecte, notre utilisation et notre communication de renseignements personnels vise à nous permettre de remplir la mission que s’est fixée la CITIM, c’est le but général. En l’occurrence, la CITIM peut utiliser les Renseignements quant aux participants qui s’adressent à elles de différentes façons et à différentes fins, tel qu’expliqué plus amplement dans le reste de cette Politique, généralement dans le but d’aider les individus intéressés à ou impliqués dans un processus d’immigration au Canada et au Québec, de les accompagner et de leur rendre des services.
La CITIM vise à former et à demeurer un organisme aux pratiques responsables, notamment en matière de protection des renseignements personnels, incluant, sans s’y limiter, les données personnelles de ceux et celles qui se prévalent de ses services. C’est pourquoi nous nous engageons à considérer et à traiter tous les Renseignements auxquels nous pouvons avoir accès, incluant tous les Renseignements dans le dossier de tout participant, comme des renseignements confidentiels méritant protection, en faisant preuve d’une discrétion et de précautions appropriées à la nature des renseignements qui nous sont confiés. Afin d’y parvenir, nous nous engageons à déployer nos meilleurs efforts pour assurer la protection des Renseignements de nos participants et de nos usagers, en utilisant notamment pour ce faire des mesures de protection administratives, techniques et physiques adéquates.
Il s’agit là du contexte dans lequel nous avons élaboré la présente Politique, dans le but de nous lier par la publication de celle-ci, telle que représentant ni plus ni moins que notre engagement envers tous les participants dont nous pourrions manipuler les Renseignements. De ce fait, la présente Politique vise à expliquer quels genres de Renseignements nous recueillons et comment nous les utilisons ou les communiquons et comment nous visons à les protéger et les traiter.
Nous nous engageons à n’utiliser vos renseignements qu’en conformité avec ce qui est décrit dans cette Politique, avec votre consentement ou tel que cela peut être permis par les lois canadiennes et québécoises en matière de protection des renseignements personnels. Ce faisant, de temps à autre, nous pourrons collecter, utiliser, conserver, traiter, communiquer ou divulguer des Renseignements d’individus présents dans nos dossiers à différentes fins afin d’atteindre divers objectifs, ce qui comprend les fins suivantes :
- Afin de gérer et de mener à bien les activités de la CITIM ;
- Afin de nous permettre de créer puis de maintenir à jour un dossier sur nos participants ainsi qu’afin d’administrer les dossiers des participants au sein de la CITIM, le tout visant à nous permettre ensuite de rendre nos services, ce qui peut comprendre, à titre illustratif :
- aider et accompagner les participants dans leurs démarches d’installation avant (à distance) ou après leur arrivée au Québec, incluant en créant au besoin un plan d’action individualisé et en fournissant de l’information liée aux premières démarches d’installation ;
- organiser et tenir des « sessions Objectif intégration » portant notamment sur les valeurs démocratiques et les valeurs québécoises exprimées par la Charte des droits et libertés de la personne, les codes culturels en emploi et le cadre légal dans le monde du travail ;
- organiser et tenir du « Jumelage interculturel » permettant aux participants qui le désirent de créer un lien amical entre une personne immigrante ou une famille nouvellement arrivée au Québec et un membre ou une famille de la société québécoise ;
- offrir une programmation d’activités aux participants, en ligne et en présentiel, pour comprendre le fonctionnement de certains services et échanger sur divers sujets de société au Québec ;
- offrir aux participants qui sont intéressés des conférences et de la formation, y compris en matière de formalités gouvernementales et d’immigration ;
- offrir aux participants qui le veulent de prendre part au parcours en emploi « Travailler au Québec » ;
- offrir aux participants qualifiés qui veulent l’obtenir, un accompagnement par la CITIM destiné spécifiquement aux ingénieurs ;
- Afin de déterminer et/ou de valider l’admissibilité de tout participant potentiel aux programmes et aux services offerts par la CITIM, incluant pour que les frais associés au dossier de l’individu soient effectivement pris en charge par le gouvernement ou d’autres partenaires ;
- Afin de communiquer avec vous, en tant que participant inscrit à des activités organisées par la CITIM, ou afin de vous fournir des services que vous demanderiez à recevoir de notre part et, le cas échéant, afin de répondre à vos questions, à vos demandes de conseils, à vos commentaires, à vos plaintes et à vos demandes en matière de renseignements personnels ;
- Afin de proposer aux nouvelles personnes immigrantes et aux participants un accompagnement qui prenne en considération leurs besoins, incluant en matière de francisation, d’installation, d’emploi, de vie collective et de démarches d’immigration ;
- Dans le cadre des démarches accessoires liées aux services que nous rendons à nos participants, tel qu’afin de leur fournir de l’information, des services éducationnels, de la formation, de l’information, de l’aide dans leurs démarches visant à se trouver un emploi, de l’aide dans leurs démarches auprès d’autorités gouvernementales, etc. ;
- Dans le contexte de fournir de l’information, de l’aide ou de l’accompagnement quant aux démarches (administratives) d’installation à entreprendre dès l’arrivée de nouveaux arrivants, incluant par exemple afin d’obtenir une carte de résident permanent, d’obtenir un numéro d’assurance sociale, d’activer un numéro de téléphone, d’obtenir une carte d’assurance maladie et d’assurance médicaments, d’ouvrir un compte bancaire, d’inscrire des membres de la famille à l’école ou dans une garderie, d’obtenir un permis de conduire, de chercher un logement, de s’inscrire auprès d’un médecin de famille, de trouver un service médical, de souscrire une assurance maladie privée, de s’inscrire en formation professionnelle, de vérifier l’admissibilité à l’allocation canadienne pour enfants et l’allocation famille du Québec, etc. ;
- Dans le cadre d’aide à l’emploi, y compris par rapport à des activités de réseautage auxquelles choisiraient de participer les individus, d’aide au recrutement pour les candidats souhaitant s’en prévaloir et d’affichage d’offres d’emploi ;
- Dans le contexte de la gouvernance de notre organisme, notamment par rapport à ses membres, à ses dirigeants ou à son conseil d’administration, comme requis par la législation qui s’applique aux organismes à but non lucratif comme le nôtre ;
- Afin de déterminer votre admissibilité à nos services et de vérifier le respect de conditions pouvant s’appliquer à l’usage de nos services ;
- Afin de répondre à des demandes licites des autorités gouvernementales ou de vérifications licites qui seraient effectuées par de telles autorités, notamment en matière de programmes d’aide ou de subvention ou de financement, ou en matière d’immigration ;
- Dans le but de maintenir ou d’améliorer la qualité de nos programmes ou de nos services, y compris en effectuant des vérifications internes et en menant des activités d’amélioration continue ;
- Afin de confirmer la véracité des renseignements qui nous seraient fournis par les individus et participants qui s’inscrivent auprès de nous ;
- Dans le but d’élaborer, de concevoir, d’améliorer ou de recommander des produits et services répondant aux besoins et intérêts de nos participants ;
- Afin de mieux gérer et maintenir à jour nos dossiers relativement à nos participants ;
- À des fins d’analyse et de ciblage dans le contexte de nos efforts de mise en marché et/ou de marketing, notamment afin d’envoyer et d’afficher de la publicité personnalisée en ligne ou afin d’offrir ou de fournir de l’information ou des offres appropriées à nos partenaires et usagers actuels ou potentiels ;
- À des fins d’analyse, de ciblage, de segmentation et de statistiques, notamment afin de mieux comprendre et analyser les intérêts, les besoins et les préférences de nos participants et usagers, étant entendu qu’en tel cas, les statistiques ainsi colligées le seront de façon adéquatement anonymisée ;
- Dans le but d’inviter des participants actuels ou potentiels à des activités ou à des évènements organisés par la CITIM ou ses partenaires ;
- Afin de reconnaître les participants et usagers individuels sur notre site Web ou nos pages de réseaux sociaux, nos plateformes ou nos applications et de mieux cerner leurs préférences, entre autres pour mieux personnaliser l’expérience des visiteurs de notre site Web ou de nos pages de réseaux sociaux ;
- Dans le but de mieux analyser l’utilisation de nos outils, comme notre site Web ou nos pages de réseaux sociaux, dans l’optique de pouvoir les personnaliser et les améliorer au fil du temps ;
- Afin de transmettre des communications utiles ou de l’information à nos participants et usagers actuels ou potentiels ;
- Dans le but de nous permettre de nous conformer aux lois et aux exigences légales et réglementaires applicables, y compris celles qui sont liées aux vérifications ou aux autres exigences applicables aux organismes tels que le nôtre ; et
- De toutes autres façons autrement permises ou requises par la loi.
En pratique, nous considérons généralement que les individus qui choisissent de nous contacter, de s’inscrire auprès de nous ou de se prévaloir des services que nous offrons nous octroient leur consentement, notamment en acceptant de nous fournir volontairement leurs Renseignements. Dans certains cas, nous pourrons enclencher le processus de manipulation de renseignements personnels d’un individu après qu’il ait exprimé son désir de bénéficier de nos services, à la suite de son inscription ou de son amorce d’un processus lié à l’immigration auprès d’autorités gouvernementales canadiennes ou québécoises, comme le ministère de l’Immigration, de la Francisation et de l’Intégration et Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada, par exemple en cherchant à obtenir un certificat de sélection du Québec ou un certificat d’acceptation du Québec (CSQ — CAQ). Lorsque cela se produit, nous comprendrons, de manière générale, que les participants visés nous octroient leur consentement quant à la collecte de leurs Renseignements et qu’ils ne s’opposent pas à notre manipulation de leurs renseignements personnels, conformément à ce qui est énoncé dans cette Politique. D’un côté, les individus qui s’inscrivent auprès de nous obtiennent certains services de notre part, sous réserve de l’octroi de leur consentement à ce que la CITIM effectue la collecte, l’utilisation, le traitement et, en certaines circonstances, le partage de leurs Renseignements dans le cadre de l’aide à fournir aux individus visés.
Dans d’autres cas de figure, nous pourrions aussi recevoir des Renseignements de certains tiers ou donner accès à des Renseignements à certains tiers qui sont des fournisseurs ou des partenaires avec lesquels nous partagerions ces renseignements, à la suite de l’octroi du consentement spécifique de chaque individu visé, conformément à ce qui aura été demandé et aux explications qui auront été fournies alors.
Nonobstant votre consentement initial à notre collecte de vos Renseignements par la CITIM, il est important pour vous de comprendre que la loi québécoise et la loi canadienne vous octroient le droit, en tout temps, de retirer votre consentement, tel qu’expliqué ci-dessus. Nous devons aussi en principe cesser toute manipulation des Renseignements d’un individu donné une fois que la raison d’être de votre interaction avec notre organisme prend fin. Au besoin, nous vous encourageons à nous contacter, comme prévu aux présentes, afin d’exercer les droits que vous confèrent les lois applicables en matière de protection des Renseignements.
Veuillez noter que notre site Web et nos services ne s’adressent pas à des individus mineurs. Par conséquent, la CITIM vise à éviter la collecte et l’utilisation de Renseignements concernant des individus de moins de 18 ans. Dans l’éventualité où la CITIM viendrait à prendre connaissance de la présence des Renseignements d’un mineur parmi ses données, ces données seront supprimées en temps utile, après confirmation diligente de l’âge de l’individu visé.
Dans le cours normal des choses, les individus qui choisissent d’utiliser nos services nous communiquent eux-mêmes leurs Renseignements, ce qui peut inclure, à titre d’exemple, les individus qui soumettent un formulaire d’inscription par l’entremise de notre site Web. Le cas échéant, le fait de nous communiquer ainsi des renseignements personnels équivaudra à nous fournir le consentement de l’individu visé à ce que nous effectuions la collecte, puis que nous utilisions et pouvions communiquer ces Renseignements à certains tiers, tel que décrit dans cette Politique, dans le cadre de nos activités.
Par ailleurs, bien que nous nous évertuions généralement à recueillir leurs Renseignements de la part des individus eux-mêmes, certains autres renseignements personnels auxquels nous pouvons avoir accès de temps à autre peuvent provenir des partenaires de la CITIM ou d’outils qui ont été élaborés par de tels partenaires tiers, particulièrement en ce qui a trait à des individus qui auraient autorisé ces partenaires à partager ces Renseignements avec la CITIM, ce qui pourrait comprendre de l’information relative à un individu donné :
- issue de l’inscription d’un individu à la plateforme Arrima (un service du gouvernement du Québec) ou son interaction subséquente avec cette plateforme ou un agent d’aide à l’intégration (« AAI ») qui serait désigné par Service Accompagnement Québec pour travailler avec un participant particulier et qui pourrait nous fournir certains renseignements à son sujet ;
- issue de l’interaction d’un individu ou de la prise en charge de son dossier par un AAI ;
- issue de l’inscription d’un individu à Service Accompagnement Québec ou de son interaction subséquente avec cet organisme (un service du gouvernement du Québec) ;
- dans le cadre d’une prestation de services ou afin d’obtenir des avantages de la part de bureaux de Services Québec (un service du gouvernement du Québec) ; et
- dans le cadre de la relation de l’individu visé avec une entreprise, un fournisseur ou un prestataire de services utilisé par la CITIM ou avec lequel la CITIM détient un partenariat, etc.
À titre informatif, les partenaires avec lesquels collabore la CITIM (ce sont ici nos « Partenaires »), certains desquels peuvent nous fournir certains Renseignements, de temps à autre, afin de nous permettre d’aider ou d’accompagner nos participants, comprennent notamment :
- divers ministères du gouvernement du Québec ;
- la Ville de Montréal ;
- la Banque Nationale ;
- Nadia Barrou, avocate ;
- Pvtiste.net.
Nous pouvons faire la collecte de divers types de renseignements personnels afin de remplir notre mission ou d’atteindre nos objectifs, tels que décrits dans cette Politique. Le cas échéant, cette collecte pourra nous permettre de compiler un dossier sur chaque participant, ce qui peut s’effectuer par l’entremise de :
- notes prises ou d’entrée de données obtenues lors de rencontres en personne ou d’entretiens téléphoniques avec nos participants, dans divers outils technologiques, tels que des logiciels, des plateformes et des systèmes auxquels nous accéderions en ligne ;
- notre réception de formulaires d’inscription (en format papier ou électronique) qui auraient été remplis par les participants eux-mêmes, par exemple sur notre site Web ; ou
- d’échanges de courriels et d’autres formes de messages électroniques avec nos participants (incluant par l’entremise des réseaux sociaux, tels que Facebook ou LinkedIn).
Les types de Renseignements que nous pouvons ainsi recevoir et enregistrer dans nos dossiers quant aux participants peuvent comprendre :
- des données biographiques, telles que des noms, des dates de naissance et des coordonnées (physiques et numériques) ou même des données permettant d’identifier ou d’authentifier un individu, tel que des numéros ou des copies de signatures, etc. ;
- de l’information spécifique quant aux démarches d’immigration des participants (incluant, par exemple, leur date d’arrivée au Canada) et les démarches entreprises par ou pour eux, que ce soit auprès d’autorités gouvernementales ou d’autres organismes ;
- une foule d’autres types de Renseignements, incluant des détails quant aux numéros ou aux statuts assignés aux individus visés par des autorités gouvernementales (par exemple des numéros d’assurance sociale) et des copies et/ou des données issues de pièces d’identité officielles (par exemple, des copies de passeports et/ou de certificats ou de permis de travail et/ou d’immigration) ;
- des Renseignements issus du curriculum vitae des participants et des détails quant au parcours éducationnel ou professionnel des individus visés, leurs diplômes, leur formation, leur éducation, leurs qualifications ou leur profession ou leur historique professionnel ou d’emploi ;
- des Renseignements relatifs aux affaires bancaires de certains participants, à leurs actifs, à leur paie et à leur institution financière, ou même des données issues de relevés bancaires de ces individus quand cela s’avère nécessaire pour notre dossier ;
- des numéros et des renseignements spécifiques initialement produits par ou issus des registres et des systèmes d’autorités gouvernementales (par ex., Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada et le ministère de l’Immigration, de la Francisation et de l’Intégration), incluant des numéros de référence individuel, des numéros d’assurance sociale ou des numéros de client, par exemple ; et
- des copies de documents ou de pièces produites par les autorités gouvernementales, incluant par exemple des copies de permis de travail, des copies de permis d’études, des copies de lettres « CRP » (Confirmation de résidence permanente), des copies de certificats de sélection ou des copies de certificats d’acceptation du Québec.
Dans certaines situations, il peut aussi arriver que nous accédions à, obtenions et/ou mettions à jour des Renseignements quant à un participant qui ont été ou sont entrés dans une base de données ou un système tenu par un tiers, tel que la plateforme SIP d’Emploi Québec, la plateforme LGEstat, des systèmes mis en place par le ministère de l’Immigration, de la Francisation et de l’Intégration, tels que son extranet, CERIGES et le système GSI, ou des sites tels que PicBois Québec. Le cas échéant, l’utilisation de tels outils, systèmes et plateformes peut entraîner la communication de Renseignements concernant certains participants à certains de nos partenaires tiers, incluant le gouvernement du Québec ou certains de ses ministères, tel qu’expliqué ci-dessous.
Finalement, comme toutes les autres organisations de ce monde, la CITIM peut aussi faire usage d’outils technologiques que lui fournissent certains prestataires et fournisseurs tiers, incluant afin d’effectuer la collecte, l’usage, la communication ou la conservation de Renseignements dans le cadre de diverses fonctions, notamment afin d’héberger des fichiers informatiques, de gérer des campagnes de communications numériques, etc. Le cas échéant, nous prestataires et fournisseurs n’ont accès aux Renseignements visés qu’afin de nous permettre de bénéficier de leurs services et ne peuvent en faire quelque autre usage, autrement qu’en conformité avec ce que nous pourrions leur demander de faire de temps à autre.
Par ailleurs, comme le font de nombreuses organisations disposant d’un site Web ou de comptes ou de pages de réseaux sociaux, nous effectuons la collecte de certaines données quant aux visiteurs et usagers de notre site Web et de nos comptes et pages de réseaux sociaux, notamment relativement à la façon d’utiliser nos services et les contenus qui s’avèrent pertinents pour nos participants, usagers et visiteurs. Nous prions aussi nos visiteurs de noter que notre site Web et nos comptes et pages de réseaux sociaux peuvent proposer des liens vers des contenus ou des sites mis en ligne par des tiers et pour lesquels nous ne sommes ni responsables ni garants. Le cas échéant, l’échange de renseignements avec ces sites, ces comptes ou ces pages n’implique pas la CITIM ni ses politiques ou pratiques en matière de protection des Renseignements. Le cas échéant, il est important pour chaque individu de valider les pratiques et les politiques des exploitants de tels autres sites, comptes ou pages.
Les usagers de notre site Web peuvent choisir de se prévaloir de certaines fonctionnalités et de nous communiquer volontairement leurs propres Renseignements par l’entremise de notre site Web ou de nos pages de réseaux sociaux. Le système lié à notre site Web ou à nos pages de réseaux sociaux peut aussi nous permettre de déceler et de collecter des informations concernant le matériel ou les logiciels utilisés par les visiteurs ou les usagers utilisant notre portail ou notre site, dont la plupart ne nous permettent pas nécessairement d’identifier les individus eux-mêmes. Notre portail ou notre site peut aussi faire usage de fichiers témoins (cookies), lesquels peuvent être stockés sur l’ordinateur des visiteurs, afin notamment de pouvoir reconnaître les visiteurs d’une visite à l’autre et de leur offrir une expérience plus personnalisée, améliorant ainsi la qualité de l’expérience offerte à chaque visiteur, en plus de lui offrir des recommandations potentiellement plus pertinentes.
Par ailleurs, à l’occasion, nous pouvons aussi diffuser des publicités en ligne, soit pour des tiers ou quant à nos propres produits et services, en ayant recours, pour faciliter et augmenter l’efficacité de ce processus, à des fournisseurs et intermédiaires tiers spécialisés dans ce genre de tâches. Le cas échéant, ces diffuseurs et intermédiaires peuvent mettre en place, par notre portail ou notre site, des dispositifs leur permettant d’identifier votre appareil et de tenir compte de votre façon d’utiliser notre site, de ce que vous avez consulté, incluant les pages ou les sites que vous auriez consultés et les publicités sur lesquelles vous auriez cliqué, le cas échéant, le tout dans le but d’augmenter l’efficacité de nos efforts publicitaires et de vous présenter au fil du temps des publicités plus adaptées à vos besoins et à vos goûts.
La CITIM s’engage à ne pas vendre, louer ni transférer les Renseignements d’individus qui viendraient à être en sa possession à des tiers autrement que conformément à la loi et au contenu de cette Politique et/ou avec le contentement spécifique des individus visés.
Cela dit, de temps à autre, les membres autorisés de notre personnel et certains de nos collaborateurs (incluant, par exemple, les enseignants dont nous pourrions retenir les services à titre de sous-traitants) peuvent avoir accès à certains des renseignements que nous avons colligés quant à des participants inscrits, notamment afin de permettre de rendre les services requis par les participants visés. À titre d’illustration, cela peut comprendre de fournir le nom et l’adresse courriel d’un participant désireux de suivre un cours d’anglais à l’enseignant responsable du cours, uniquement aux fins de pouvoir inscrire le participant et de lui fournir le cours visé, incluant en permettant une communication entre l’enseignant et ses élèves durant le cours, etc.
Il s’avère aussi important de comprendre qu’en tant qu’organisme communautaire, la CITIM est une partenaire du gouvernement du Québec, ainsi que de certains de ses organismes avec lesquels nous collaborons, incluant Services Québec, le ministère de l’Emploi et de la Solidarité sociale et le ministère de l’Immigration, de la Francisation et de l’Intégration. Comme tel, il s’avère important pour les participants de comprendre qu’en certaines circonstances, la CITIM peut utiliser et/ou mettre à jour diverses bases de données et différents outils qui ont été élaborés par des organismes liés au gouvernement du Québec, incluant par exemple le site PicBois Québec, des systèmes mis en place par le ministère de l’Immigration, de la Francisation et de l’Intégration, tels que son extranet, CERIGES et le système GSI, la plateforme SIP d’Emploi Québec, etc. Le cas échéant, ces organismes et leurs utilisateurs pourraient avoir accès à des données de nature personnelle que la CITIM aura versées dans les systèmes en question, donnant ainsi accès à ces organisations aux Renseignements des participants.
De plus, comme beaucoup d’organismes canadiens, de temps à autre, la CITIM peut aussi techniquement faire transiter des données comprenant des Renseignements vers certains de ses prestataires et de ses fournisseurs de services technologiques ou de télécommunications, tels que des hôtes ou des prestataires de services de traitement de données, incluant à titre illustratif l’entreprise hébergeant nos données sur ses serveurs. Le cas échéant, nous effectuons ces transferts sur la foi d’ententes par lesquelles ces fournisseurs et ces prestataires de services se sont engagés à protéger adéquatement les renseignements visés et à ne pas les utiliser autrement que comme requis par la CITIM et conformément à la législation canadienne en matière de protection des renseignements personnels. De temps à autre, la CITIM pourrait d’ailleurs aussi partager des données en sa possession avec des autorités ou des organisations gouvernementales ou les forces de l’ordre, soit à la suite de l’octroi du consentement de l’individu visé et/ou lorsqu’exigé par la loi ou une ordonnance judiciaire.
Dans le cadre de ses activités, la CITIM pourrait aussi être appelée à transférer certains Renseignements à l’extérieur du Québec, vers d’autres provinces canadiennes ou même vers d’autres juridictions, incluant les États-Unis ou l’Europe (ce que nous appellerons dans ce qui suit une « Autre juridiction »), afin d’effectuer le traitement et l’hébergement de données. Le cas échéant, nous demandons aux individus dont nous détiendrions les Renseignements de bien vouloir noter que les lois en matière de protection des renseignements personnels applicables dans de telles Autres juridictions pourraient différer de celles qui s’appliquent au Québec, auquel cas vos renseignements personnels pourraient être assujettis aux lois étrangères applicables dans ces Autres juridictions. Si nous devons transférer vos renseignements personnels vers d’Autres juridictions, nous les protégerons de la manière décrite dans la présente Politique, mais il est important de comprendre, concernant les données qui seraient ainsi exportées par la CITIM, notamment vers des serveurs de ses fournisseurs de service d’hébergement de données, que les tribunaux, les autorités ou les organismes réglementaires ou responsables de l’application de la loi ou de la sécurité nationale pourraient avoir accès à leurs Renseignements dans ces Autres juridictions.
Les renseignements que nous collectons et/ou colligeons quant à nos participants sont généralement (et majoritairement) sauvegardés physiquement dans des classeurs ou des logiciels et ordinateurs situés dans nos locaux ou dans nos serveurs et ceux de nos fournisseurs de services informatiques, dans tous les cas sous clé ou d’une façon chiffrée et sécuritaire lorsqu’en format numérique. Dans certaines circonstances, de façon accessoire à ses activités, la CITIM peut aussi conserver une partie des données ayant trait à des participants dans des services et/ou des serveurs de tiers, incluant par exemple dans ses comptes de réseaux sociaux tels que sur Facebook ou LinkedIn. Malgré ce qui précède, de temps à autre, certains Renseignements peuvent aussi être sauvegardés et utilisés sur les ordinateurs portables et appareils mobiles utilisés par nos collaborateurs (incluant, par exemple, les enseignants dont nous pourrions retenir les services à titre de sous-traitants) dans le cadre de leurs fonctions pour la CITIM, lesquels ordinateurs et appareils peuvent occasionnellement être apportés à l’extérieur des locaux de la CITIM, étant néanmoins entendu que ces ordinateurs et appareils doivent alors demeurer verrouillés lorsqu’ils ne sont pas en usage, qu’un outil de type réseau privé virtuel (VPN) est employé pour se brancher à distance et que les données qui y sont stockées sont adéquatement chiffrées.
Dans tous les cas, peu importe le moyen ou l’outil de conservation utilisé, l’accès aux documents et données visés est strictement contrôlé par des mesures de protection physiques, administratives et techniques, ce qui inclut tous les documents comprenant des renseignements personnels et les Renseignements qui sont fournis à la CITIM par nos participants. Ces mesures de protection sont régulièrement réévaluées et mises à jour.
À l’interne, seul le personnel autorisé spécifiquement à cette fin peut accéder aux Renseignements sauvegardés dans nos dossiers, et ce, lorsque cela est directement requis afin d’accomplir les tâches liées à leur poste à la CITIM, en plus d’un nombre limité de membres autorisés de notre équipe technique. Dans tous les cas, les membres de notre personnel et nos collaborateurs (incluant, par exemple, les enseignants dont nous pourrions retenir les services à titre de sous-traitants) se sont tous engagés à traiter les Renseignements avec lesquels ils entreraient en contact à la CITIM de façon confidentielle, conformément à la loi et au contenu de cette Politique, sans les utiliser ni les communiquer autrement qu’au bénéfice de la CITIM ou de ses participants, et sans en conserver d’extrait ni de copie après la fin de leur implication auprès de la CITIM.
En matière de rétention, dans le cours normal des choses, nous conservons les Renseignements pendant une période raisonnable compte tenu de notre mission et des circonstances, en visant à les supprimer notamment quand les individus visés retirent leur consentement et/ou quand ils cessent d’être participants auprès de la CITIM et/ou d’être bénéficiaires de nos services et/ou quand ils nous demandent de supprimer leurs Renseignements de nos systèmes. Veuillez noter cependant que, compte tenu de nos obligations envers certaines autorités gouvernementales avec lesquelles nous sommes en relation, la CITIM peut être dans l’obligation de conserver certaines parties de ses dossiers quant à des participants pour une durée de six (6) ans, notamment afin de permettre des vérifications, au besoin, par les autorités gouvernementales. Quand cela s’applique, la CITIM pourrait ne pas être en mesure de supprimer la globalité de son dossier quant aux participants même une fois notre rôle terminé ou une fois que les participants visés ont retiré leur consentement à notre détention de leurs Renseignements.
Sous réserve de ce qui précède, lorsque la suppression ou le retrait de Renseignements de nos systèmes s’avère requis, nous visons à supprimer ces renseignements en temps utile, de façon raisonnablement sécuritaire, de manière à en empêcher dès lors toute autre collecte, utilisation, conservation, manipulation, communication ou divulgation de quelque façon que ce soit. Malgré ce qui précède, cependant, en certaines circonstances, nous pourrions devoir conserver certains Renseignements plus longtemps, y compris en obtenant votre consentement pour ce faire, ou quand cela s’avère nécessaire pour nous prémunir contre la fraude, quand la loi l’exige, ou quand une relation juridique avec les individus visés le justifie.
Par l’effet de la loi et de cette Politique, les individus dont nous détiendrions les Renseignements sont habilités à refuser ou à retirer leur consentement, en tout temps, ce qui vaut autant pour la collecte, la sauvegarde, la conservation, l’utilisation que pour le partage ou la divulgation de Renseignements. Tous les individus inscrits ou fichés chez nous peuvent en effet, en tout temps, choisir de retirer leur consentement à notre conservation, à notre utilisation ou à notre communication de leurs renseignements, en communiquant par écrit avec nous, tel qu’indiqué dans la section « Comment nous joindre pour parler de nos pratiques quant à vos renseignements » de cette Politique.
Malgré ce qui précède, nous avisons les individus qui envisageraient d’ainsi retirer leur consentement qu’un tel retrait pourrait empêcher la CITIM de continuer à leur fournir certains services ; en effet, une fois qu’un individu retire son consentement à une forme ou une autre de manipulation de ses renseignements personnels par la CITIM, nous pourrions dès lors ne plus disposer de ce qui est nécessaire pour nous permettre de continuer à aider ou à accompagner adéquatement cet individu.
De plus, les individus dont nous détiendrions les Renseignements ont tous le droit d’accéder à ces renseignements, d’en vérifier l’exactitude et de faire corriger ceux qui seraient périmés ou inexacts. Pour ce faire, nous invitons les individus à nous faire parvenir, comme indiqué dans la section « Comment nous joindre pour parler de nos pratiques quant à vos Renseignements » de cette Politique, leurs demandes d’accès à leurs Renseignements. Le cas échéant, nous traiterons chacune des demandes de ce type en temps utile et de façon diligente, notamment en débutant par confirmer l’identité de chaque individu effectuant une telle demande auprès de nous, étant entendu que de tels retraits de consentement peuvent être assujettis à des limites d’ordre pratique, légal et/ou contractuel, en plus de nuire à la capacité des individus visés d’obtenir certains services de la part de la CITIM.
Puisque le monde et l’industrie continuent d’évoluer, notamment en ce qui a trait à la protection des renseignements personnels, la CITIM espère et entend continuer à améliorer ses pratiques et ses politiques en la matière au fil du temps. Par conséquent, bien que la présente Politique vise à décrire nos pratiques actuelles en matière de protection des renseignements personnels, il est entendu que nous pourrions de temps à autre adapter et/ou mettre à jour notre Politique afin de mieux répondre aux besoins de notre clientèle et du marché. Le cas échéant, la CITIM publiera toute nouvelle version de cette Politique sur son site Web et les règles mises à jour s’appliqueront dès lors. Nous estimons qu’il est de la responsabilité de chaque individu de voir à consulter régulièrement la version la plus récente de notre Politique afin de demeurer adéquatement informé de nos pratiques à ce sujet.
Nous invitons tous les individus qui savent ou croient que la CITIM détient, utilise ou communique certains de leurs renseignements personnels à communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels, Alexendra Tremblay, aux coordonnées suivantes afin d’en discuter, notamment afin d’accéder aux données visées ou de les faire rectifier ou de déposer une plainte auprès de la CITIM à ce sujet, ou encore afin d’obtenir des précisions quant aux politiques et aux pratiques de la CITIM :
Par téléphone : (+1) 514 987-1759
Par courriel : [email protected]
Par la poste :
CITIM
a/s de : Responsable de la protection des renseignements personnels
Responsable de la protection des renseignements personnels
1259, rue Berri, Bureau 900
Montréal (Québec) H3L 2Z1